Erros contábeis e tributários cometidos por micros e pequenas empresas

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Charles Gularte (foto divulgação Contabilizei)
Charles Gularte (foto divulgação Contabilizei)

Conversamos com Charles Gularte, vice-presidente de operações da Contabilizei, sobre os principais erros cometidos por micros e pequenas empresas relacionados à parte contábil e tributária.

Quais são os principais erros cometidos por gestores de micros e pequenas empresas que acabam refletindo na contabilidade?

Pegando da origem, o Brasil não é um país voltado para educação financeira, o que faz com que muitos desses erros aconteçam pela falta desse conhecimento. Como o empreendedor brasileiro precisa lutar para manter o seu negócio de pé, ele gasta menos tempo entendendo a maluquice que é a legislação.

Isso faz com que ele cometa alguns erros como misturar suas contas pessoais com as jurídicas; não emitir uma nota achando que com isso economiza imposto; ou não tirar pró-labore para não contribuir com o INSS, sem se dar conta que ele paga mais caro na outra ponta por causa da alíquota variável do Simples Nacional.

Além disso, muitas vezes ele não analisa, já que não tem apoio para isso, se vale mais a pena estar no Simples Nacional ou no Lucro Presumido, o que pode fazer sentido dependendo do serviço que é prestado.

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No fim do dia, como o seu empreendimento é o seu ganha pão, o empreendedor o trata como seu salário. Normalmente, é isso que faz com que micros e pequenas empresas cometam muitos erros, pois muitos empreendedores não são receptivos a entender o que de fato é ter uma empresa, fazendo com que eles tenham um problema atrás do outro.

Por exemplo, muitos clientes que migram de escritórios pequenos para a Contabilizei vêm de um padrão de emissão de nota e pagamento de guia. Às vezes, eles nem sabem quais são os status das suas empresas. Quando eles chegam aqui, nós pegamos situações como pagamentos pendentes, como uma taxa do alvará, o que gera um problema na prefeitura, ou a contabilidade que não era feita, pois as informações não eram enviadas.

Sem a contabilidade, não há como saber se o preço cobrado é bom ou ruim, ou se a empresa dá resultado ou não, já que o faturamento é tratado como renda. Nós também temos casos de empresas que prestam serviços que não estão nas suas atividades, já que a alteração do seu contrato social ou o ajuste do seu alvará não foram feitas.

Quando nos deparamos com essas situações, nós escutamos “mas eu sempre fiz assim”, “nunca pegaram” ou “meu amigo ali faz isso não sei há quanto tempo, nunca teve problema, então eu quero fazer assim”. Nós orientamos os clientes sobre como deve ser e como ele precisa se organizar, pois, senão, não haverá muito o que fazer.

O empreendedor constituiu uma micro/pequena empresa e está no Simples Nacional, o que simplifica bastante as coisas. Se ele tem a faca e o queijo na mão, o que falta para que esses erros não sejam cometidos?

Cometem porque não percebem a importância, e, às vezes, pagam caro por isso. Uma empresa que está no Simples Nacional já é, naturalmente, beneficiada pela legislação, seja na sua abertura, nos registros, em obrigações acessórias, nas declarações ou na carga tributária. Tudo é facilitado para uma micro/pequena empresa, mas, mesmo assim, muitos empreendedores confundem a empresa como se fosse a pessoa física, o que gera confusão.

É na empresa que se consegue avaliar o valor do pró-labore para que se pague um imposto menor sobre o faturamento. Quem não olha para isso, acaba pagando mais caro, pois acha que paga menos impostos tirando um pró-labore mínimo para pagar o mínimo de contribuição do INSS, sendo que, na verdade, ele pode pagar mais impostos sobre a sua receita, mesmo sendo Simples Nacional. Isso porque a alíquota é variável, e não fixa.

É preciso conseguir dar essa visibilidade para quem não tem esse conhecimento ou possui percepções mais antigas. Diga-se de passagem, essa história de não emitir nota fiscal está caindo por terra, já que a Receita conseguiu chegar ao ponto de vincular os recebimentos das contas-correntes.

A legislação não é simples. Ela é ampla, e apesar de ser feita para beneficiar uma micro/pequena empresa, tem ajustes a serem feitos. Vou dar um exemplo clássico. Hoje, muitos desenvolvedores abrem uma empresa e prestam serviço como pessoa jurídica para vários lugares, inclusive para o exterior. Mesmo sendo uma micro/pequena empresa, ele tem benefício por fazer exportação de serviços, mas é preciso entender e considerar isso no momento em que apresenta a proposta de preço do seu serviço, sendo que, muitas vezes, isso não é feito. Isso faz com que muitos micros e pequenos empresários acabem pagando mais do que deveriam.

É preciso sentar um pouco, parar e entender. A vantagem das micros/pequenas empresas é que elas não passam a vida inteira fazendo isso como uma grande empresa, que precisa fazer isso quase todos os dias. Elas não têm essas variações tão intensas, o que dá estabilidade e permite a realização de um planejamento do que precisa ser feito para o ano inteiro.

Por que a formalização de um negócio assusta tantos empreendedores?

Eu não sei se é tão claro para as pessoas que estão tentando empreender ou começando um negócio como é iniciá-lo formalizado. Essa questão assusta porque as pessoas começam a se questionar sobre a abertura da empresa, ter um contador, pagar imposto, preocupar-se com a Receita Federal e declarar no imposto de renda, cair na malha fina e ter que ir lá para se explicar. Isso tudo gera uma angústia em quem não quer se incomodar com isso, pois só quer fazer o seu negócio dar certo.

É preciso ter ciência de que o combo de formalização e de início do negócio, tendo clareza de que o Simples não é tão simples, mas também não é tão complexo como os regimes de médias e grandes empresas, não é algo que vai prejudicar a empresa, mas que vai ajudá-la a dar certo.

Vou dar um exemplo que materializa isso muito bem. Eu tive uma cliente que era uma empreendedora nata. Ela era arrojada, acreditava no negócio, queria que ele desse certo, não tinha medo e metia a cara. Só de conversar, ela te motivava.

Mas, quando chegava no final do mês, ela não sabia quanto tinha de dinheiro e quanto havia ganho. Ela não sabia quanto tinha para pagar no mês seguinte o que havia comprado no último mês. Quando eu lhe perguntei como ela fazia para gerir o negócio, ela me disse que havia achado uma pessoa que pagava as contas e no final lhe dizia quanto havia sobrado na conta.

Ela tinha seis lojas, faturava mais de R$ 1 milhão e tinha um monte de funcionários. Eu sei que no empreendedorismo tem um pouco de acreditar, mas como se toma a decisão de investir e crescer nessa situação? Isso foi tão prejudicial que, no final, ela teve que fechar duas ou três das suas lojas para conseguir corrigir tudo, pois havia se perdido na gestão da empresa.

Por mais que ela quisesse gastar seu tempo fazendo o negócio crescer, a falta de tempo com formalização, cuidado e organização fizeram com que o seu negócio andasse para trás, mesmo ela sendo uma empreendedora nata.

Muitas vezes, eu ainda sinto esse ambiente de preocupação, talvez de falta de conhecimento, e de dedicação de tempo para entender essas questões e fazer com que elas virem algo positivo para a continuidade do negócio, de forma a que não aconteça como no exemplo que mencionei. No fim do dia, saber alguma coisa é importante para poder fazer com que o negócio dê certo. Essa conexão ainda não existe.

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