Poucas são as empresas no Brasil que atuam de forma 100% remota. Mesmo no cenário que vivemos no início de 2020, em que muitos foram “arremessados” a trabalhar a distância (pelo pior motivo possível), praticamente da noite para o dia, a maioria das organizações não tinha nenhuma estrutura, cultura ou experiência nesse modelo.
Inclusive, antes de seguirmos é importante destacar que todo esse cenário que estamos vivenciando até hoje e o tão aplicado home office não podem ser considerados uma cultura saudável de trabalho. O objetivo das empresas foi ter o mínimo possível para ter os seus colaboradores seguros nas suas casas, com um computador conectado à internet.
O trabalho remoto é sobre liberdade para as pessoas trabalharem de onde elas se sentem mais produtivas. E o que nós estamos vivendo nesse período é justamente o oposto disso.
O meu objetivo aqui é mostrar que não precisa ser tudo ou nada e que existem diversas formas possíveis de aplicar o trabalho remoto na sua equipe. Gerenciar remotamente não é apenas ter um aplicativo de videoconferência para deixar todo mundo ficar em casa. Criar uma cultura remota é uma mudança de comportamento que pode até ajudar a superar diversos desafios da sua empresa.
O uso de ferramentas digitais ainda é visto como o único passo na estrutura do trabalho remoto. O que é um erro, levando em consideração os pontos que eu trouxe acima. Mas é fato que o mau uso ou o uso incorreto dessas ferramentas é também grande parte do problema e por isso devemos dar atenção nessa escolha e implementação.
E quando falo desses sistemas, acho importante dividirmos em macro categorias que facilitam esse entendimento. Vamos aos principais:
- Escritório virtual – Essa é uma das bases de qualquer estrutura do trabalho remoto. Neste local é onde acontece a maior parte das interações desse time, seja para discutir projetos, trocar dados, acompanhar metas, engajar nos comunicados e por aí vai.
- O espaço de escritório presencial, quando existe e é a única opção, é parte muito relevante da cultura. E isso não é diferente quando falamos do formato digital. O dia a dia de um time distribuído necessita de uma estrutura e um ambiente propício que estimule os comportamentos e valores da empresa. Posso citar como exemplo a Microsoft Teams, Workplace, Basecamp, Bitrix24, Twist, Asana, Slack, Monday, etc.
- Gestão de projetos e tarefas – Dentro de uma organização é muito comum ter diversos projetos rolando com diferentes áreas, prazos, estruturas, responsáveis e escopos. Ter um local onde essas ações são gerenciadas e acessíveis a todos os envolvidos em tempo real e de forma assíncrona contribui muito para o sucesso dessa organização. Exemplos: Trello, Asana, Pipefy, Basecamp, Flow, Notion, Milanote, Todolist, Teamweek etc.
- Armazenamento de documentos – Todos os arquivos da organização devem estar seguros e organizados na nuvem. É importante ter um repositório separado de outras ferramentas para focar realmente no objetivo dessa etapa que é armazenamento. No mercado tem Office 365, Google Drive, Dropbox.
- Videoconferências – Muitas empresas acabam usando somente essa ferramenta para ter uma estrutura de trabalho remoto. O que traz diversos problemas, não só pela ausência das funcionalidades acima, mas também, pelo excesso de reuniões desnecessárias. Dentre as quatro macros categorias acima, essa é a única que traz uma comunicação em tempo real (síncrona), o que mostra como que esse tipo de troca não deve consumir as agendas do time. Posso citar o Zoom, Teams, Hangouts, Skype, Whereby.
Essas sugestões de ferramentas podem ajudar no dia a dia de qualquer time, mas é claro que isso vai depender de cada cultura. Tentei trazer realmente o básico para se pensar em qualquer trabalho remoto. Mas hoje quando se fala de ferramentas existe uma infinidade de outras possibilidades que podem ser bem úteis para sua realidade. É só escolher!
Lucas Biânchiní é administrador, sócio da Conexão Talento.
