Três perguntas: Iron Mountain e a digitalização do arquivamento

Por Jorge Priori.

Fundada em 1951, a Iron Mountain é muito associada à guarda física de documentos. O que muitas pessoas não sabem é que a companhia, com ações negociadas na Bolsa de Nova York através do ticker IRM e valor de mercado de US$ 13,5 bilhões, acompanhou o processo de digitalização do mercado de arquivamento e gerenciamento de informações.

Conversamos com Orlando Souza, CEO da Iron Mountain Brasil, sobre as mudanças desse mercado ocorridas nos últimos 10 anos e sobre o impacto da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e do Open Banking sobre os arquivos digitais e físicos. Num ano marcado por tantos vazamentos de informações e ataques hackers, muitos deles já esquecidos de forma conveniente, aproveitamos para conversarmos sobre como a Iron Mountain protege seus arquivos digitais.

 

O que mudou no mercado de arquivamento e gerenciamento de informações nos últimos 10 anos? Quais foram os desafios trazidos por essas mudanças?

Nos últimos 10 anos, o crescente e acelerado processo de digitalização nas empresas tem transformado o mercado de arquivamento e gerenciamento de informações. Antes limitado à armazenagem, catalogação e gerenciamento de documentos físicos, muitas empresas estão optando por digitalizar documentos e armazená-los no ambiente virtual.

Além disso, aumentou também a variedade de dados e informações que podem ser guardados, além de documentos em papel. A Iron Mountain possui tecnologias e soluções específicas para a gestão completa da plataforma de conteúdo de diversos tipos de arquivos, como filmes, músicas, lâminas de laboratórios, exames e até obras de arte.

Com a evolução do arquivamento digital, tem crescido também a procura por outras soluções que complementam a digitalização e o armazenamento e transformam os dados em inteligência e vantagem competitiva para as empresas, como gestão documental e criação de plataformas de conteúdo em nuvem.

A partir da digitalização, inicia-se o processo de catalogação, ou categorização das informações, de forma a que possam ser rapidamente localizadas e acessadas pelas pessoas certas dentro da organização. Essa é a etapa onde se dá mais eficiência a processos, além de segurança e privacidade aos dados, mas é também quando se começa a dar sentido e valor às informações.

Organizadas de forma estratégica, os dados são uma das mais valiosas fontes de insights que uma empresa pode ter. Combinadas a modernas soluções de data analytics, recheadas com tecnologias baseadas em inteligência artificial, machine learning e big data, as informações sobre clientes, consumidores, fornecedores, competidores e mercado podem gerar insights que vão basear decisões de negócio no dia a dia.

Organizações mais avançadas na aplicação de tecnologia no cotidiano corporativo dispõem ainda de ferramentas em nuvem que armazenam, centralizam e conectam informações, disponibilizando-as para toda a organização e permeando uma cultura data-driven. Assim, essas plataformas são nutridas de dados a todo momento e passam a gerar informações estratégicas para o negócio de forma perene.

 

O ano de 2021 foi bastante marcado pelo vazamento de informações e ataques hackers a empresas. A Iron Mountain não foi envolvida num caso similar, mesmo considerando os anos anteriores. Como a empresa protege os documentos digitais que estão sob a sua guarda e o fluxo digital de troca de informações entre ela e seus clientes?

A Iron Mountain opera com alto nível de compliance com a lei e possui as mais exigentes certificações nacionais e globais de segurança. As informações eletrônicas dos clientes são criptografadas em uma rede segura na nuvem, com acesso restrito por chaves de criptografia. Os acessos são baseados em funções, as quais permitem apenas usuários autorizados.

Além disso, a Iron Mountain oferece soluções de criação ou aperfeiçoamento de programas de gestão de informação, com o objetivo de dar ainda mais segurança ao tratamento de dados de clientes. Neste processo, se estabelece uma hierarquização de acesso às informações, ou seja, as informações são categorizadas e disponibilizadas apenas a grupos específicos de pessoas, de acordo com a sensibilidade da informação. Isso garante que a visualização das informações será feita apenas por quem realmente precisa e dá mais segurança contra vazamentos de dados dos clientes.

 

Na sua avaliação, quais serão os impactos da LGPD e do Open Banking nos arquivos físicos e digitais das empresas?

A LGPD demanda ainda mais atenção das empresas com relação à gestão de ativos físicos e digitais à medida que regulamenta todo o processo de tratamento de dados, desde a obtenção, passando pelo tratamento e uso, até o descarte.

Entre os desafios trazidos nesta grande transformação, o principal deles é, sem dúvida, o de segurança e privacidade de dados. Com a criação da LGPD, esse assunto tornou-se ainda mais prioritário nas organizações, à medida que representam grandes riscos não só de reputação, mas também financeiros. Com isso, também apoiamos nossos clientes que desejam aprimorar a segurança das informações que detém.

Já o Open Banking vai estimular o intercâmbio de dados entre instituições financeiras, o que torna primordial o cuidado com segurança e privacidade de dados, de forma a que não se percam ou não sejam acessados de forma indevida neste processo.

Neste caso, os programas de gestão de informação vão garantir que a privacidade e segurança dos dados dos clientes sejam preservadas durante o intercâmbio entre bancos, evitando a distribuição sem regras de acesso e o risco de serem usadas de forma inadequada ou até criminosa.

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