Conversamos sobre a terceirização de departamentos financeiros com Beatriz Machnick, CEO e fundadora da BM Finance Group, empresa especializada no tema.
Quando vale a pena terceirizar um departamento financeiro?
Eu costumo falar que o financeiro é o coração de todo o negócio, não importando se é prestação de serviços, indústria ou comércio. É o financeiro que oxigena toda a empresa. Se ele parar de funcionar, todos os departamentos serão afetados. Outra questão é que o financeiro é um funil. Tudo reflete nele. Ou seja, se uma empresa não está dando lucro, há algum problema.
Vale a pena terceirizar um financeiro quando a empresa quer elevar o nível de profissionalização do seu departamento. Mas a empresa não pode ter um departamento superprofissionalizado internamente? Pode, mas isso se divide em duas etapas: o operacional e o gerencial.
Ter as finanças organizadas ajuda na tomada de decisão, senão o financeiro é um mero contas a pagar e a receber. Evoluir para a parte gerencial significa que os números serão usados na tomada de decisão. Nesse caso, além de se ter os números corretos, é preciso ter a análise correta e a leitura da análise. O nosso diferencial de terceirização é que não temos o envolvimento emocional. Nós falamos a verdade necessária para os sócios e damos suporte na forma de consultoria.
Nós não somos um BPO (Business Process Outsourcing). Não colocamos um sisteminha e o financeiro passa a funcionar sozinho. Não. Nós vamos operar o sistema da empresa e mandar a documentação organizada para a contabilidade. O nosso objetivo é elevar o nível de profissionalização do financeiro com a parte gerencial e de consultoria para o negócio.
Quais são os prós e contras desse tipo de terceirização?
Com relação às vantagens, o contratante passa a ter uma empresa especializada, o que traz uma assertividade maior. Não há gasto com estrutura física, como espaço físico ou computadores. Também não é necessário se preocupar com férias ou ausência de colaboradores. Essa questão é importante, pois acontece muito do colaborador sair da empresa e levar todo o conhecimento. “Ahhh, só o fulano sabia da senha do banco” ou “ahhh, só o sicrano sabia o e-mail do fornecedor”. Isso não existe mais. Tudo isso que estou falando é baseado em experiências práticas que fazem com que muitas empresas trabalhem conosco.
Além disso, no nosso caso, você tem um olhar gerencial para o financeiro da empresa. A cereja do nosso bolo não é fazer o contas a pagar e a receber organizados. Isso é o mínimo que se espera. O nosso diferencial é produzir relatórios para a tomada de decisão e dar orientações estratégicas.
Com relação às desvantagens, a empresa vai precisar se adaptar a uma nova forma de comunicação. Com a terceirização, não haverá um financeiro dentro da empresa. Às vezes, há a questão do “puxa, mas eu quero ter as coisas aqui dentro” ou do “puxa, eu quero ter esse profissional aqui do meu lado”.
Além disso, não haverá mais impressões. Eu digo isso pois tem gente que gosta de papel, com o financeiro trabalhando com muito papel. Temos também a questão da mistura das finanças pessoais com as finanças do negócio. Se a empresa fizer a terceirização, não haverá mais isso. Se o empreendedor quiser, é uma opção dele, embora não seja indicado. Todas essas questões podem ser uma desvantagem para a terceirização do financeiro de uma empresa.
Só para complementar, o nosso negócio cresceu muito na pandemia, pois muita gente não sabia colocar o financeiro para funcionar no formato de home office. Isso aconteceu porque chegava o boleto e ele era impresso. Chegava a nota fiscal e ela era impressa. Só que, de repente, não dava mais para ir na empresa. Então, como o financeiro seria operado a distância? Felizmente, como já sabíamos fazer isso, pudemos auxiliar muitas empresas a organizar essa parte.
Como você identificou o filão dos escritórios de advocacia?
A minha formação é contabilidade, apesar de muita gente achar que eu sou advogada, já que acabei tendo uma ascensão no meio jurídico na parte de gestão. Em 2012, comecei a trabalhar como consultora de finanças numa empresa que prestava consultoria em gestão para escritórios de advocacia. Com o tempo, eu comecei a estudar a área do Direito e como poderia aplicar meu conhecimento de finanças nessa área.
Eu já estava atendendo muitos escritórios quando meus chefes me falaram que o gargalo na advocacia era a formação de preço, já que muitos advogados não usavam um critério para precificação. Em 2013, criei algumas metodologias simples, mas que eram objetivas e práticas, pois não adianta ter uma grande ideia se você não souber explicá-la e colocá-la de forma prática. Comecei a testá-las, o pessoal ficou maravilhado e escrevi o livro Honorários Advocatícios.
As OABs passaram a me convidar para palestrar sobre esse tema, e mais advogados passaram a me conhecer. Passei a prestar consultoria nesse assunto e comecei a ver que um dos problemas da formação de preço era a desorganização financeira. Foi aí que comecei a estudar a terceirização de departamentos financeiros.
Atualmente, não estamos mais apenas no segmento de escritórios de advocacia. Cerca de 30% dos nossos clientes são redes de franquias e comércios. Nós só não atendemos indústrias, pois seus contextos são muito amplos. Nosso público-alvo são pequenas e médias empresas, pois queremos manter uma proximidade com os clientes. Muitas vezes, acabamos compondo o conselho de administração de alguns dos nossos clientes.
